檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。簡單地說，檔案是清晰、確定的原始記錄性信息。物業管理檔案是指在物業的開發和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內容。如在工程竣工驗收之前，施工圖紙是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案。工程竣工驗收后，經過歸檔保存后的施工圖紙，以及其所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。年度分類法：根據形成和處理文件的年度，將全宗內檔案分成各個類別。特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發展的變化情況，便于按年度查閱利用檔案。組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。特點：能保持全宗內文件在來源方面的聯系，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便于按一定專業查閱檔案。事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。特點：能較好地保持文件在內容方面的聯系，使內容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業系統全面地查閱利用檔案。流程分類法：依據立檔單位設立的流程進行分類，把檔案按階段性進行歸集整理。特點：能夠系統地反映立檔單位的檔案資料，保持立檔單位檔案資料全過程的連續性和全面性。有利于立檔單位按設立流程系統全面查閱利用檔案。
物業承接查驗期的檔案收集內容主要是被承接查驗物業及其附屬設施設備的權屬、技術和驗收文件，一般稱為物業基礎資料檔案。①收集期間較集中，一般集中在物業承接查驗階段，并與承接查驗同步進行。②檔案收集的技術要求高，涉及面廣，對物業服務企業的技術力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業管理工作造成長遠的影響。例如，建筑的驗收涉及土建設計、施工等方面，中央空調、電梯等附屬設施設備涉及機械制造、制冷、電機、微電子和電腦等各個技術領域，對相關技術人才和管理人才的要求較高。物業承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設單位。物業入住期的物業管理檔案收集工作重點集中在物業業主、物業使用人，即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業主檔案資料和相關檔案資料的收集。其主要特點是：①本階段的檔案資料收集來源于物業管理的服務對象——業主、物業使用人。②本階段的檔案資料收集范圍是物業業主、物業使用人的權屬檔案資料、個人資料等。物業入住期的資料檔案收集與入住期物業管理工作密切相關，同步進行。在組織接待業主、物業使用人入住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：①設立檔案資料收集工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集；②專責工作小組分為業主權屬資料，業主、物業使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關表格和收集程序。個人資料一般包括：身份證和戶口本復印件、聯系方式等。主要包括物業運行記錄檔案、物業維修記錄檔案、物業服務記錄檔案和物業管理公司行政管理檔案。①物業運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。②物業維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。③物業服務記錄檔案的收集范圍包括：小區及共用設施清潔服務記錄、小區安全巡視記錄、小區業主裝修管理服務記錄、小區增值服務記錄、會所服務記錄、社區活動記錄和服務與投訴管理記錄。④物業管理公司行政管理檔案的收集范圍包括：公司的設立、變更申請、審批、登記以及終止，勞動工資、人事、法律事務、教育、培訓等方面的文件材料。有關的文件一旦實施完畢，應及時收集，一般不應超過1年時間。物業管理檔案的整理是指把與物業管理相關的處于相對零亂、分散的檔案，經過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統化的工作。區分全宗、全宗內的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。物業管理檔案通常有紙介質和電子媒體形式兩大類，檢索利用與保存應區分介質不同、特點差異，采取針對性措施并使用處理。紙介質檔案檢索工具種類很多，物業管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數字形式存貯的；閉路視頻監控設備產生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。一般是分析應用需求，明確檢索范圍或根據索引的指引，查找到需要的檔案文件。一般采用檔案室閱讀、外借、制作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業知識與方法等提供檔案整理的應用。（1）公司所有員工都有權根據有關的規定，辦理一定的手續，獲取文件、檔案和圖書資料利用服務；（2）提供有效的手工或計算機檢索手段，幫助員工進行檢索；（4）對物業管理檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編；（5）建立著錄規則，對文檔的主要特征或內容信息進行著錄、標引，建立文件數據庫，便于物業管理檔案的檢索和利用；（6）物業管理檔案必須進行分類編碼、著錄、標引和標識，建立一個有效的物業管理檔案檢索體系，以利物業管理檔案的檢索和利用。（1）所有文檔必須妥善保存，定期檢查，確保長期可讀；（2）文檔資料需要編制部門全部文件清單，并明確文件歸檔的范圍和保管期限、密級，各部門新增加的文件條目，必須及時列入文件清單內；（3）文件的分發由專人集中管理，按照管理的要求，根據文件的密級采用標準分發與非標準分發相結合的方式進行，保證有關工作人員能及時使用zui新版本的文件；（1）在物業管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。（3）檔案管理人員應編制統一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。（1）利用計算機網絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發揮檔案資料的作用。（2）對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關負責人批準后借閱，并應辦理借閱手續。（1）配置適宜物業管理檔案保管的專門庫房，配備防盜、防火、防漬等必要措施。檔案室應保持干燥、通風、清潔，并確保儲存地點符合防蟲、防鼠、防潮等要求。（4）檔案室溫濕度應符合相關規范的保管要求，并建立庫房安全、溫濕度監測、記錄制度。（6）館藏檔案定期清理核對，數量發生變化時應記錄說明。（7）根據物業管理檔案的不同類別、等級，采取有效措施，加以保護和管理。（1）物業管理檔案信息化應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。（2）物業管理檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業信息化協調和同步的原則。（3）物業管理各信息系統的開發與實施應充分考慮物業管理檔案管理工作的要求。（1）專人負責檔案保管，做到檔案標識清晰，分類明確，易于查找；檔案出室必須由具備資格的人經過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致的文件丟失。（2）檔案的鑒定必須由物業經理或其指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印人、份數以及保存期限、保存數量等做出決定，其他未經授權人士無權決定。（3）員工因工作需要借閱檔案，應辦理借閱登記手續，并規定借閱期限。檔案的銷毀，應填寫銷毀單，并經物業經理批準后方可執行，銷毀單由檔案室管理員保存。（4）貫徹執行國家保密法，物業管理部分檔案按其保密程度，有密級之分。以其泄漏、遺失會使住戶、物業服務企業利益受到重大、較大損失和不良影響，分為絕密、機密、秘密三級，其他為普通檔案。不同密級的檔案在保管和運用方面將會區別對待。（5）物業管理檔案管理工作是一項動態性較強的管理工作，當物業的產權發生變動或房屋現狀因大修、改建等原因發生變化時，各種物業資料需及時進行變更異動，才能保證物業資料的準確、完整，真正反映物業的狀況。為此，物業管理檔案管理要求做到規范化、科學化、經?；?。
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